Portrait d'Isabelle BODIN - gestionnaire des salles pour le pôle Humanités

Isabelle, vous êtes « gestionnaire des salles pour le pôle Humanités ». Quel est votre rôle ?

Sur le papier, c’est assez simple. Je reçois des demandes de salles sur des créneaux précis avec une jauge précise et parfois des besoins d’équipements spécifiques comme pour de la visioconférence. Puis, je fais en sorte de trouver un lieu libre et adapté. Ça peut être une salle de cours, une salle de réunion, un espace dans un hall… Au total, ça représente près de 80 espaces que je suis amenée à réserver sur une plage horaire de 8h à 20h et ce pour les composantes du pôle Humanités à l’exception de la FLCE, mais aussi pour l’UFR de Sociologie, avec qui nous partageons le bâtiment Tertre, ainsi que le Service universitaire des langues (SUL).
Et ça, c’est une partie de mon travail, car je suis aussi en charge des achats pour les services mutualisés. Je ne m’ennuie pas !
 

Comment devient-on gestionnaire des salles ? On s’entraîne sur Tetris ?

D’une certaine manière puisque j’ai toujours travaillé dans la planification. C’est d’ailleurs le fil rouge de mes expériences professionnelles. J’ai commencé dans le tourisme avec la gestion des réservations pour de grandes enseignes comme Villages Vacances ou le Club Med et après 6 ans, je me suis installée à Paris. Là-bas j’ai travaillé 5 ans dans le transport International, plus particulièrement la gestion du trafic de camions vers les Pays de l’Est, un univers totalement différent ! Ensuite je suis rentrée sur la région nantaise et j’ai travaillé 15 ans comme approvisionneur chez TechnoAlpin, un concepteur de canon à neige.
 

Pourquoi vous êtes-vous tournée vers le service public ?

J’avais besoin de retrouver de l’humain et du sens. Ici, la cadence est soutenue et la charge intense mais je ne suis plus dans la recherche de rentabilité, de profit. J’ai retrouvé un rythme qui préserve ma vie personnelle et les relations sociales sont au centre de mon métier. Bien sûr, mon rôle, c’est de faire de la planification dernière mes écrans et je cherche perpétuellement à optimiser les process mais c’est pour gagner en qualité d’écoute quand c’est nécessaire et gagner en confort de vie au travail, pour moi, comme pour mes collègues !
Et puis j’étais assez curieuse de revenir ici…
 

Vous voulez dire que vous étiez étudiante ici ?

Oui ! Et au début, ça m’a fait tout drôle ! Je suis allée jusqu’à la maîtrise de LEA quand le bâtiment de la FLCE n’existait pas encore ! J’y ai passé de très belles années et j’ai encore plaisir à croiser mes anciens professeurs, d’espagnol notamment ! Et mon aînée a commencé sa première année d’études, je suis donc très connectée avec la vie étudiante !
 

Vous parliez de process tout à l’heure, de quoi s’agit-il ?

Je reçois différentes demandes de réservation dont la majorité me parvient des secrétariats pédagogiques qui construisent les emplois du temps. A mon arrivée, chacune de ces demandes était formulée par mail, puis je devais entrer les demandes une à une dans le logiciel, puis informer, en retour de mail, mes collègues de la salle attribuée. Autant dire que la gestion de mail était colossale et totalement contre productive. Depuis, avec les secrétariats pédagogiques, on s’est mis d’accord pour passer les demandes directement via le logiciel. En quelques mois, j’ai réduit de plus de 50 % le nombre de mail à traiter. Et pour les secrétaires pédagogiques, c’est pareil. Ils et elles ont accès à l’information beaucoup plus vite car la salle apparaît directement sur l’emploi du temps !
 

Est-ce que cela sous-entend que la rentrée a été calme pour vous ?

Je dirais qu’elle se passe chaque année de mieux en mieux grâce à cette organisation avec les secrétariats pédagogiques, mais j’ai toujours une grosse charge de travail entre le moment où je reçois les emplois du temps, avant la coupure estivale, et la semaine de rentrée. Je dois attribuer toutes les salles en un temps record et en essayant de satisfaire toutes les composantes. Puis, une fois que les cours ont commencé, je reçois des demandes de modifications par vagues sur le logiciel. Entre 10 et 20 par jours.
 

Pour quelles raisons ? Vous voulez dire que les emplois du temps changent ?

Non, ou c’est très rare, mais il y a toujours des aléas et à l'échelle du pôle, ça va vite ! Ça peut être un enseignant malade, ce qui me permet parfois de caler un autre cours en attente à la place, ou un effectif d’étudiants revu à la hausse ou à la baisse, ou encore un report pour un autre créneau et parfois même un enseignant qui préfère telle salle… et là, c’est reparti pour une partie de Tetris, quand c’est possible !
En parallèle des demandes arrivées via le logiciel, je reçois aussi des demandes d’enseignants, de collègues BIATSS ou encore des laboratoires sur la boite mail générique huma.resa-salles. Je jongle donc entre les deux.
 

Le sujet des salles revient souvent au conseil de pôle. Diriez-vous que le pôle manque de salles ?

De salles de cours vous voulez dire ? Honnêtement, je ne sais pas. Ce que je constate, c’est que dans les emplois du temps, tout le monde veut les mêmes créneaux : les fameux, 10h-12h et 14h-16h, alors forcément, ça coince. Je sais que ce n’est pas si facile mais j’encourage vraiment les enseignants qui tiennent à garder une forme de stabilité, à réserver des créneaux plus tôt quand ils le peuvent, comme 8h-10h ou après 17h. Et puis j’ai des demandes qui bloquent une demi-journée comme le 9h30-11h30, là où je pourrais en placer deux. Pour arranger le plus grand nombre, je donne la priorité au 8h-10h et ensuite je fais rentrer ce que je peux. Il arrive donc que certains créneaux se retrouvent en attendant d’un désistement quelques temps…
 

Arrive-t-il qu’il n’y ait plus de salle disponible ? Comment ça se passe ?

Malheureusement, oui. Et ce n’est pas seulement un problème pour les étudiantes et les étudiants. C’est aussi un enjeu financier pour les enseignants car le logiciel qui comptabilise le nombre d’heures enseignées est directement rattaché à CELCAT. Si aucune salle n’est affectée à un cours, pour le logiciel, ce cours n’a pas eu lieu, et donc ne peut être comptabilisé en heures effectuées.
Parfois, les solutions trouvées ne sont pas optimales ou l’attribution se faire au dernier moment. Il est donc impératif de consulter l’emploi du temps avant chaque cours car la salle a pu être modifiée la veille pour remplir toutes les demandes. Pour les étudiants, ce n’est pas un problème, ils ont l’habitude et passent par l’application Nantes Université. C’est pour les enseignants que c’est parfois plus compliqué…
 

Quels conseils souhaitez-vous faire passer à nos collègues ?

J’ai déjà évoqué le choix des horaires, c’est vraiment le point le plus important. Il faut aussi réserver le plus tôt possible avec une jauge précise. Et se renseigner sur la salle de cours le Jour J. Je ne déplace pas les cours au dernier moment pour nuire mais bien pour permettre à tout le monde d’avoir une salle de cours. Et puis j’en profite pour passer un message : s’il-vous-plait, ne faites pas de surbooking. Ça peut surprendre, mais ça existe, sans mauvaise intention.
D’ailleurs, cela a été évoqué lors de la première commission sur les locaux du pôle Humanités. On s’aperçoit parfois, au détour d’un couloir, qu’une salle réservée est finalement vide. C’est peut-être anecdotique mais lorsqu’on est en flux tendu, une ou deux salles de plus, ça fait la différence. Je crois d'ailleurs qu’une enquête pour objectiver ce taux effectif d’occupation est à l’étude…
Ce qu’il faut retenir il me semble, c’est qu’avec cette organisation - peut-être imparfaite - on réussit à satisfaire les étudiants, et c’est ce qui compte !